A empresa autorizada deverá prestar contas sobre toda promoção autorizada ao seu final, sob pena de multa e/ou impedimento de obter novas autorizações. O prazo para o envio desta prestação de contas é de 30 dias após a prescrição da promoção.
Ao término da promoção, a empresa deverá fornecer documentos que comprovem a realização da promoção nos moldes aprovados e a entrega dos prêmios prometidos. A documentação que deverá ser fornecida para que se faça o encerramento é basicamente:
- Recibos assinados pelos contemplados;
- Comprovante de propriedade dos prêmios com no mínimo 8 dias de antecedência à apuração (Nota Fiscal de compra dos prêmios, Recibo, Termo de Destinação, ou ainda, depósito caução em banco no valor total da premiação);
- DARF do recolhimento do imposto de renda de 20% sobre o valor dos prêmios;
- Quando algum prêmio tiver valor de mercado acima de R$ 10.000,00, é necessário providenciar cópia do RG e CPF do ganhador;
- Lista dos ganhadores, indicando Nome, Endereço, CPF, RG (com órgão e data de emissão) e prêmio a que fez jus;
- Ata de Apuração elaborada e assinada pelo auditor do sorteio.
No caso de Vale-Brinde, não existe imposto de renda portanto não ha DARF a ser anexado, e deve-se recolher ao Tesouro nacional o valor total dos Brindes não reclamados. Também no caso de Vale-Brinde, o Recibo pode ser substituído pelo próprio vale-brinde retornado, e a empresa deve elaborar um termo onde se compromete a guardar esta documentação pelo prazo de 5 anos.